Quy trình phục vụ hội nghị chuẩn 5 sao

Cẩm nang hướng dẫn quy trình phục vụ hội nghị chuẩn 5 sao, cập nhật các bước quy trình setup hội nghị. Các lưu ý khi vận hành một buổi họp hội nghị cao cấp.

Việc nắm được quy trình phục vụ hội nghị không chỉ giúp cho hội nghị thêm phần thành công mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Để tránh những bỡ ngỡ và thiếu sót trong suốt quá trình diễn ra hội nghị, hoaphatmiennam.vn sẽ tổng hợp lại những điều cần biết về quy trình setup hội nghị đúng chuẩn, mời bạn cùng tham khảo.

1. Những lưu ý cần nhớ trong quy trình phục vụ hội nghị

Để làm hài lòng những vị khách tham gia hội nghị cũng như góp phần khiến cho hội nghị thêm thành công thì người phục vụ cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

• Luôn chủ động hướng dẫn khách hàng khi có vấn đề phát sinh, hay khách hàng cần sự trợ giúp.
• Chủ động cập nhật tình hình, thông tin từ hội nghị để có thể ứng phó được những tình huống có thể phát sinh.
• Chỉ thực hiện đúng các nhiệm vụ có trong bảng phân chia công việc cũng như không tự giải quyết hay tự ý thêm bớt sửa đổi công việc của mình.
• Khi có phát sinh các tình huống ngoài ý muốn phải báo lại với giám sát khu vực để có thể kịp thời giải quyết tránh làm ảnh hướng đến kết quả của hội nghị.
• Các bàn ghế, nội thất phục vụ cho hội nghị cần phải có chất lượng tốt để góp thêm sự trang trọng cho hội nghị.

Tham khảo mẫu Ghế Hội Trường: https://hoaphatmiennam.vn/ghe-hoi-truong

2. Quy trình phục vụ hội nghị

Một quy trình phục vụ cho hội nghị đúng chuẩn sẽ diễn ra theo các trình tự sau đây, bạn có thể tham khảo và thực hiện.

2.1 Setup phòng hội nghị

Trước khi setup bàn ghế cho hội nghị cần phải thực hiện các công việc và các kiến thức về các kiểu setup cơ bản để thực hiện nhanh chóng nhất.

• Vệ sinh toàn bộ hội trường, khu vực đặt ghế, bàn và khu vực sân khấu hay bục trình bày.
• Nắm được những nguyên tắc setup phòng hội nghị cơ bản khi được yêu cầu như: Kiểu rạp hát, kiểu lớp học, kiểu hollow, kiểu bàn tròn, kiểu chữ U,… để có thể thực hiện một cách nhanh chóng nhất. (Tham khảo: quy trình setup hội nghị)
• Các lối đi cần phải được thiết kế để cân đối với không gian phòng, lượng khách để vừa tạo ra không gian đẹp mắt và tạo sự thoải mái cho khách mời tham dự.
• Kiểm tra lại toàn bộ bàn ghế, khăn trải để đảm bảo sự sạch sẽ, chắc chắn tránh xảy ra sự cố ngoài ý muốn khi khách hàng đến tham dự.
• Tùy thuộc vào tính chất trang trọng của hội nghị mà người thực hiện quy trình phục vụ hội nghị cần chú ý cho thêm các phụ kiện như hoa, quà tặng, khăn bàn…

2.2 Trong quá trình diễn ra hội nghị

Khi hội nghị diễn ra các vị trí được phân công cần có người đảm nhiệm để hỗ trợ khách tham dự khi cần. Cụ thể:

• Chủ động đưa thêm nước cho các khách mời ở những vị trí quan trọng nếu hội nghị diễn ra trong thời gian dài.
• Bao quát, hỗ trợ nhau để hoàn thành các công việc của mình, đây cũng là một trong những điều góp nhặt nên sự thành công của hội nghị.
• Thực hiện các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép và được phép.

2.3 Quy trình phục vụ hội nghị sau khi buổi làm việc kết thúc

Khi hội nghị bế mạc kết thúc, các nhân viên phục vụ sẽ thực hiện trình tự theo quy trình phục vụ khi hội nghị kết thúc như sau:

• Hướng dẫn khách tham dự các hướng ra ngoài để tránh sự lộn xộn, mất tập trung.
• Thu gom lại toàn bộ chai nước trên bàn, các khăn trải bàn cũng cần được gấp gọn và cho vào một vị trí gọn gàng. Nếu khăn bẩn sẽ tiến hành phân chia và đưa về vị trí giặt ủi.
• Thu gọn bàn ghế đưa về vị trí cũ khi chưa setup, hoặc thực hiện setup cho buổi hội nghị tiếp theo (nếu có)
• Vệ sinh toàn bộ hội trường một lần nữa

>>> Tham khảo các mẫu bàn hội nghị: https://hoaphatmiennam.vn/ban-hoi-truong

Trên đây là những điều cần lưu ý và các bước thực hiện quy trình phục vụ hội nghị đúng chuẩn, hy vọng với những thông tin này sẽ giúp cho bạn thêm sự đóng góp của mình vào sự thành công, hiệu quả cuộc cuộc hội nghị, hội thảo. Bạn có thể truy cập website https://hoaphatmiennam.vn để tham khảo thêm quy trình tổ chức hội nghị, hay nhiều kiểu setup phòng họp, hội nghị phổ biến nhất hiện nay.

Mọi nhu cầu tư vấn mua các sản phẩm bàn ghế hội trường, bục tượng bác… Các sản phẩm nội thất văn phòng, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Nội Thất Hòa Phát để được hỗ trợ, tư vấn và báo giá một cách chính xác nhất!

Công ty Nội Thất Hòa Phát TPHCM – https://hoaphatmiennam.vn

Địa chỉ: 55 Bạch Đằng, Phường 15, Quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh

Tư vấn: (028)3511.8666 – (028)3511.9666

Hotline: 0901 689 678 – 0916 084 085 – 0917 312 319

Email: info@hoaphatmiennam.vn

#Các bước to chức hội nghị tổng kết; Kịch bản to chức hội nghị; Lịch trình hội nghị; Quy trình TO chức hội thảo; Ví dụ về hội nghị; Chương trình hội nghị; Quy trình cơ bản để tổ chức hội nghị; Mục đích tổ chức hội nghị.

Trần Hiến