Quy trình setup hội nghị với 7 bước đơn giản

Hội nghị, hội thảo về các chủ đề các lĩnh vực diễn ra hàng ngày vì thế chúng ta cần nắm bắt được quy trình setup hội nghị để có lúc áp dụng. Hiện nay tại các sự kiện lớn sẽ có nhiều quy trình khác nhau, tuy nhiên nó sẽ có chung một quy trình cơ bản để từ đó triển khai thành các hội nghị cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

• Tham khảo các mẫu bàn ghế hội trường: https://hoaphatmiennam.vn/ban-ghe-hoi-truong

1. Tầm quan trọng của quy trình setup hội nghị

Như chúng ta thường thấy có rất nhiều chương trình hội nghĩ diễn ra thành công tốt đẹp với thiết kế sân khấu lộng lẫy, bàn ghế ngay ngắn và phù hợp. Cách bày trí trong phòng hội nghĩ cũng hài hòa về màu sắc và có gu thẩm mỹ.

Hơn nữa, điều quan trọng là không phải ngẫu nhiên mà một buổi hội thảo thành đến vậy, chúng phụ thuộc vào một quy trình chuẩn chặt chẽ được ban tổ chức đã sắp xếp trước đó.Mỗi hội nghĩ đều có nội dung khác nhau để người chuẩn bị liên hệ setup chương trình phù hợp.

Nếu không có những phương án setup hội nghị trước khi có sự cố xảy ra chúng ta trở tay không kịp, có nguy cơ hội nghị bỏ không. Hơn thế nữa đó là sự tổn thất về danh dự tiền bạc, công sức của biết bao người.

2. Các bước của quy trình setup hội nghị

Để hội nghị được thành công tốt đẹp như mong muốn của ban tổ chức chắc chắn bạn phải lên một kế hoạch thật chi tiết cho hội nghị đó. Trong số đó không thể thiếu quy trình setup hội nghị.

2.1 Mục đích tổ chức

Người lên kế hoạch tổ chức hội nghị cần nắm bắt rõ mục đích của hội nghị này là gì, hướng đến tầng lớp nhân vật, khách hàng hay đối tượng nào…

2.2 Thời gian tổ chức

Thường thường các hội nghị được tổ chức vào dịp cuối tuần để thu hút được nhiều khách mời. Tùy nội dung cụ thể mà thời gian và đối tượng khác nhau.

2.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Đây là khu rất quan trọng vì địa điểm thuận lợi dễ tìm hay không dễ tìm… sẽ quyết định người tham dự đến đông hay ít kèm theo mô hình ghế ngồi như thế nào cho thuận tiện.

2.4 Xây dựng kịch bản chương trình

Muốn xây dựng được kịch bản chương trình, người làm kịch bản phải hiểu rõ nội dung, mục đích và hiệu quả chương trình mong đợi…

2.5 Phân công, luân chuyển công việc

Lựa chọn, sắp xếp công việc phù hợp với từng người trong khâu tổ chức sự kiện hội nghị, đảm bảo mọi điều nằm trong kiểm soát và có phương án phòng tránh…

2.6 Gửi thư mời đến khách tham gia

Đảm bảo các khách mời đều được bao quát, tuyệt đối không nên bỏ sót nhân vật quan trọng nào.

2.7 Chuẩn bị trước thềm hội nghị

• Setup sân khấu, không gian hội nghị: Bàn ghế, kiểu không gian như thế nào phù hợp
• Chuẩn bị các tài liệu tham khảo cho khách mời nếu có…

– Kết thúc chương trình

Tặng quà (nếu có) tiễn khách ra về. Sau đó dọn dẹp hậu kỳ.

3. Những lưu ý khi chọn quy trình setup văn phòng hội nghị

– Trước khi muốn tổ chức hội nghị cần chú trọng đến khảo sát địa điểm tổ chức. Đây là khâu rất quan trọng vì địa điểm quyết định phần lớn sự thành bại của hội nghị. Một địa điểm thuận lợi sẽ thu hút người dân đến xem nếu là sự kiện mở rộng. Hội thảo khép kín cần nơi trang trọng đường hoàng, chuyên nghiệp…

– Cách setup bàn hội nghị khoa học nhất để phù hợp với từng hội nghị, nội dung diễn ra để có cách sắp xếp ghế phù hợp, tạo hiệu quả nhất trong công việc. Không nên coi nhẹ vấn đề này vì nếu bàn kê không đúng kiểu của hội nghĩ sẽ dẫn đến nội dung loãng không ai để ý. Hội nghị thất bại.

– Đưa ra phương án đề phòng cho những sự cố xảy ra

Tóm lại, bằng những thông tin chi tiết và khách quan mà Nội thất Hòa Phát gửi đến độc giả trong bài viết trên, hy vọng rằng bạn đã hiểu và có thể xây dựng tốt một chương trình hội nghị. Đồng thời, khi thiết kế phòng hội nghị sẽ cần đến bàn ghế, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thuê hoặc mua những sản phẩm chất lượng hiện nay.

4. Tư vấn các kiểu sắp xếp phòng họp hội nghị phù hợp

Tùy vào từng đặc điểm, phong cách cũng như quy mô số lượng thành viên tham gia mà tổ chức, sắp xếp phòng họp-hội nghị khác nhau. Nội Thất Hòa Phát sẽ tư vấn đến bạn 7 kiểu sắp xếp phòng họp phù hợp.

4.1 Kiểu sắp xếp phòng Theatre

Một kiểu sắp xếp phòng họp, hội nghị rất thông dụng, kiểu sắp xếp này phù hợp với những không gian hội nghị rộng lớn. Với kiểu sắp xếp này có thể bố trí theo kiểu hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu đểm. Cũng có thể sắp xếp theo kiểu so le  và nên chừa một lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để việc di chuyển được dễ dàng hơn.sơ đồ chỗ ngồi cuộc họp

4.2 Kiểu sắp xếp phòng chữ U

Kiểu sắp xếp thích hợp với các cuộc họp tại văn phòng, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng bạn. Bàn có thể sử dụng các loại bàn quây thuyền hay oval hoặc chữ nhật với các ghế họp được bố trí xung quanh. Tuy nhiên cần chú ý không xếp theo kiểu chữ U với những cuộc họp, hội nghị với số lượng tham gia >25 người. Với kiểu sắp xếp giúp thúc đẩy sự tương tác với nhau giữa các thành viên tham gia cuộc họp. trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp hội nghị

4.3 Kiểu sắp xếp phòng Conference

Với kiểu sắp xếp này nên sử dụng ít nhất một bàn họp lớn hình chữ nhật, hình bầu dục hay oval…với các ghế ngồi được sắp xếp xung quanh bàn. Kiểu bố trí này phù hợp với những cuộc họp có quy mô vừa phải.nguyên tắc chung trong việc sắp xếp chỗ ngồi

4.4 Kiểu sắp xếp phòng rỗng ở giữa

Các loại bàn họp vuông hay bàn chữ nhật rỗng giữa hay bát giác vuông phù hợp với không gian sắp xếp phòng họp này. Kiểu sắp xếp này cũng giúp tạo sự tương tác tốt nhất giữa các thành viên trong cuộc họp.các kiểu setup phòng họp

4.5 Kiểu sắp xếp bàn tròn

Bàn họp tròn chỉ phù hợp với số lượng từ 6 đến 10 người. Kiểu sắp xếp này tạo nên một cuộc họp không phân định về giới hạn chức vụ giữa những người tham gia cuộc họp cũng như thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên tham gia. Tuy nhiên, quy trình setup hội nghị kiểu sắp xếp này có nhược điểm chính là chiếm quá nhiều diện tích, không phù hợp với không gian phòng họp có diện tích nhỏ.

Mua Nội Thất Hòa Phát chính hãng tại HPMN

Hiện tại, quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về các sản phẩm nội thất văn phòng – nội thất gia đình – hội trường – công cộng chính hãng của Nội Thất Hòa Phát có thể tham khảo các thông tin và báo giá chi tiết tại hệ thống showoom phân phối chính hãng ủy quyền của Nội Thất Hòa Phát thông qua địa chỉ website: https://hoaphatmiennam.vn/

Đến với chúng tôi, quý khách hàng có thể yêm tâm tham khảo các sản phẩm nội thất văn phòng, gia đình, trường học, công cộng với thiết kế đẹp, chất lượng cao, giá thành rẻ chính hãng với các chương trình hậu mãi, bảo hành tốt nhất hiện nay.

Liên hệ ngay với Nội Thất Hòa Phát HPMN để được hỗ trợ tư vấn báo giá các sản phẩm chính hãng với chất lượng cao ngay hôm nay để mang về nhiều ưu đãi hấp dẫn nhé!

Đại lý Nội Thất Hòa Phát TpHCM

• Tư vấn Miền Nam: (028)3511.8666 – (028)3511.9666
• Địa chỉ: 55 Bạch Đằng, P 15, Q Bình Thạnh, TPHCM
• Email: info@hoaphatmiennam.vn
• Website: https://hoaphatmiennam.vn/

Đại lý Nội Thất Hòa Phát Hà Nội

• Tư vấn Miền Bắc: (024)3550.5888
• Địa chỉ: Số 16-18 đường Nguyễn Bồ – TP Hà Nội

Hân hạnh được phục vụ quý khách hàng!

Đọc thêm bài viết:

• các kiểu setup phòng hội nghị
• quy trình tổ chức 1 hội nghị
• các bước tổ chức hội nghị khách hàng
• các kiểu setup phòng họp
• 3 trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp hội nghị
• phòng họp chữ u
• hội nghị khách hàng là gì
• công tác chuẩn bị hội nghị khách hàng

Trần Hiến